En cumplimiento del artículo 43.1.e) y 56 de la LOTT que entra en vigor el próximo 1 de enero de 2017, las empresas del Sector tienen la obligación de disponer de dirección y firma electrónica y, comunicarse por medios electrónicos con la Administracion, por tanto deberán tener los medios informáticos adecuados, correos electrónicos, certificado digital, dirección electrónica habilitada al efecto o firma electrónica para realizar cualquier gestión administrativa (visados, autorizaciones, habilitaciones, licencias comunitarias, presentación de recursos sancionadores, pagos de tasas, etc.).
Un certificado digital es un documento digital emitido por un tercero confiable, en general una autoridad de certificación, que garantiza la vinculación entre la identidad de una persona o empresa y su clave pública. Cabe mencionar que existen diferentes tipos de certificados digitales en función de la entidad certificadora que los emita.
A través de un certificado digital se autentifica la identidad de un usuario (persona o empresa) y se garantiza que nadie tenga acceso a la información que se transmite en la operación electrónica.
La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y son utilizados como medio de identificación del firmante, teniendo el mismo valor que la firma manuscrita. Permite que tanto el receptor como el emisor de un contenido puedan identificarse mutuamente con la certeza de que son ellos los que están interactuando, evitando que terceras personas intercepten esos contenidos y que los mismos puedan ser alterados.
La firma electrónica es el mecanismo para conseguir la misma validez jurídica que el papel, esto es, asegura la confianza en los documentos electrónicos, evitando que sean adulterados o desmentidos por alguna de las dos partes.
Para poder realizar trámites online requiere de la utilización de un certificado digital, que puede adquirir en alguna de las entidades de certificación aceptadas. Sin embargo, por experiencia se recomienda utilizar el sistema CERES facilitado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) porque es el más extendido y el que menos fallos presenta. El único inconveniente que encontramos es que, de momento, sólo admite Internet Explorer y Mozilla Firefox para la utilización del certificado digital.
Para obtener el certificado sólo debes seguir estos sencillos pasos que te indicamos:
- Desde el ordenador que más utilices y al que tengas acceso - esto es muy importante, porque deberás utilizar el mismo ordenador para todo el proceso de validación de tu certificado - debes cumplimentar la solicitud de certificado por la página web de CERES, siguiendo los sencillos pasos que proponen. Tras cumplimentar el formulario obtendrás un código. Guarda ese código.
- Para validar ese código debes personarte en una de las oficinas de Hacienda o del Registro Mercantil e identificarte mediante tu NIF y la escritura de apoderamiento de tu empresa, además del citado código. Pedir el certificado digital y pagar la tasa que se encuentre vigente en ese momento.
- Pasados unos días volver a la oficina anterior para recoger el certificado, tras pagar otra tasa de menor importe que la anterior. Si se desea copia es necesario pedirla porque se quedarán con el original.
- Volver a la web de CERES y, usando el código de certificado que te han entregado anteriormente, instalar la firma electrónica en tu ordenador con nivel de seguridad alto, es decir, que cada vez que se firme electrónicamente un documento te solicite una contraseña, de esta forma evitarás problemas de seguridad e intrusión futuros.
- A partir de ahora podrás firmar tus documentos electrónicamente (previo requisito de la contraseña que estableciste en su momento) y realizar gestiones online con las administraciones públicas, bancos y Tesorería de la Seguridad Social. Además, si lo deseas puedes copiar esa firma electrónica en otro ordenador, exportándola de forma segura y sin errores.
